Anruf entgegennehmen
Begrüßung, Kontext und Anliegen werden nach Ihren Vorgaben erfasst.
Wenn Anrufe wichtig sind, aber Ihr Team aus der Arbeit reißen.
Tanja nimmt Gespräche an, fragt die relevanten Angaben ab und übergibt Ihrem Team strukturierte Informationen für Rückruf, Termin oder Weiterbearbeitung.
- 24 / 7
- Annahme nach Bedarf
- DSGVO
- Prozess vorab geklärt
- CRM + 365
- Übergabe möglich
MS
Meyer Service GmbH
Rückruf und Terminwunsch
Anruf: Wir brauchen morgen einen Rückruf wegen der Umstellung.
KI: Ich nehme das auf. Wer soll zurückgerufen werden?
CRM-Feldsatz
Microsoft 365
Google Workspace
Rückruf notiert
Heute bereits strukturiert
18 Anrufe
5 Rückrufe
3 Eskalationen
Tanja – KI-Telefonassistentin für Unternehmen
Lernen Sie Tanja kennen, Ihre KI-Telefonagentin.
Tanja ist die KI-basierte Telefonassistenz für wiederkehrende Telefonaufgaben: freundlich am Telefon, klar in der Abfrage und sauber in der Übergabe an Ihr Team. So entsteht aus einem Anruf eine Aufgabe, ein Rückruf oder ein CRM-Eintrag.
Mehr als nur eine Demo: Anbindungen sind bereits praktisch getestet.
Tanja kann nicht nur Gespräche führen. Für reale Abläufe wurden bereits Übergaben in Microsoft 365, Microsoft Bookings, Google Workspace und CRM-Prozesse umgesetzt. Ob am Ende Dateien, Listen, Kalender, Formulare oder eine CRM-Übergabe genutzt werden, richtet sich nach Ihrem Prozess.
Demo-Gespräch verfügbar
Microsoft 365
Microsoft Bookings
Google Workspace
CRM-Übergabe
Betreut durch VG Systems
So arbeitet ein KI-Telefonagent im Alltag.
Der KI-Telefonassistent bleibt in einer begrenzten Rolle: Anrufe entgegennehmen, nachfragen, strukturieren und sauber an das Team übergeben.
Anliegen qualifizieren
Dringlichkeit, Kundendaten, Thema und fehlende Angaben werden geklärt.
Übergabe vorbereiten
Zusammenfassung, nächster Schritt und Rückrufwunsch werden dokumentiert.
In Ihre IT übergeben
CRM, Microsoft 365, Google Workspace oder interne Aufgaben erhalten den passenden nächsten Schritt.
KI-Telefonassistenz für Empfang, Support und Service.
Wiederkehrende Anrufe werden nicht nur beantwortet. Der KI-Telefonagent übersetzt sie in bearbeitbare Informationen: Kontakt, Anliegen, Dringlichkeit und nächster Schritt.
Anliegen
Status
Übergabe
Statusfragen
Qualifiziert
CRM
Terminwünsche
Vorbereitet
Kalender
Rückrufe
Zeitfenster
Microsoft 365
IT-Support
Eskalation
Helpdesk / CRM
Strukturierte Zusammenfassung
Anliegen, Kontaktdaten, Tonalität und nächster Schritt sind für CRM, Tabellen oder Tickets vorbereitet.
Klare Eskalation
Komplexe Fälle und Entscheidungen bleiben bewusst beim zuständigen Team, statt vom KI Telefonmitarbeiter frei entschieden zu werden.
Kontrolliertes Wissen
Antworten basieren auf abgestimmten Informationen, nicht auf freier Improvisation.
Betreuter Betrieb
VG Systems begleitet Tests, Anpassungen, Monitoring und Weiterentwicklung.
KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.
Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess: CRM, Microsoft 365, Google Workspace oder interne Aufgaben.
Übergabe vorbereitet
nach Freigabe
Anrufdaten
Sabine Meyer, Rückruf morgen 10:00 Uhr, Thema MS 365 Umstellung
Wichtig:
Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.
1
Erfassen
Anliegen, Kontaktdaten und Terminwunsch werden abgefragt.
2
Strukturieren
Aus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.
3
Übergeben
CRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.
KI-Telefonassistenz mit Systemhaus-Blick.
Vor dem Livebetrieb werden Datenflüsse, Rollen, Grenzen und Verantwortlichkeiten geklärt. Das macht den Telefonagenten kontrollierbar und verhindert unklare Automatisierung.
Anrufdaten
Nur zweckbezogen erfassen
Kontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch
Wissen
Freigegebene Antworten nutzen
Öffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen
Speicherung
Aufbewahrung vorab festlegen
Transkripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung
Personen
Entscheidungen eskalieren
Fachliche Prüfung bleibt beim Team
Transparente Verarbeitung
Anrufende werden darüber informiert, dass sie mit einer KI-Telefonassistenz sprechen. Verarbeitet werden nur Daten, die für den vereinbarten Gesprächszweck erforderlich sind.
- Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
- Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
- Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.
Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.
VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.
Persönliche Beratung
Direkte Ansprechperson
IT-Sicherheit im Blick
Häufige Fragen
Ein KI-Telefonagent ist ein digitaler Telefonassistent, der Anrufe annimmt, gezielt nachfragt, Anliegen strukturiert und die Informationen an Ihr Team übergibt.
Nein. Er entlastet bei wiederkehrenden Telefonaufgaben, sammelt Informationen und übergibt strukturierte Fälle an die zuständigen Personen.
Typisch sind Terminwünsche, Rückrufbitten, Statusfragen, einfache Supportannahmen und die strukturierte Weitergabe von Anliegen.
Ja, Integrationen können eingeplant werden. Welche Systeme sinnvoll angebunden werden, klären wir im Erstgespräch.
Datenflüsse, Zwecke, Aufbewahrung und Eskalationen werden vor dem Einsatz dokumentiert und auf den vereinbarten Gesprächszweck begrenzt.
Die Kosten hängen von Anrufvolumen, Prozesskomplexität, gewünschten Integrationen, Einrichtung und laufender Betreuung ab. Im Erstgespräch prüfen wir, welcher Umfang sinnvoll ist.
Nach Prozessklärung und Datenfreigabe kann ein kontrollierter Testbetrieb meist schlank vorbereitet werden.
Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.
Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.
Betreute Einführung
Kontakt über VG Systems Service