Anruf entgegennehmen
Begrüßung, Kontext und Anliegen werden nach Ihren Vorgaben erfasst.
Der KI-Telefonmitarbeiter, der Anrufe in klare Aufgaben verwandelt.
VG Systems plant, konfiguriert und betreut einen KI-Telefonagenten, der Anrufe annimmt, Anliegen qualifiziert und verwertbare Übergaben für Ihr Team vorbereitet.
- 24 / 7
- Annahme nach Bedarf
- DSGVO
- Prozess vorab geklärt
- CRM + 365
- Übergabe möglich
MS
Meyer Service GmbH
Rückruf und Terminwunsch
Kunde: Wir brauchen morgen einen Rückruf wegen der Umstellung.
KI: Ich nehme das auf. Wer soll zurückgerufen werden?
CRM-Feldsatz
Microsoft 365
Google Workspace
Rückruf notiert
Heute bereits strukturiert
18 Anrufe
5 Rückrufe
3 Eskalationen
Tanja – digitale Assistentin für Telefonie
Lernen Sie Tanja kennen.
Tanja ist die KI-basierte Telefonassistenz für wiederkehrende Telefonaufgaben: freundlich am Telefon, klar in der Abfrage und sauber in der Übergabe an Ihr Team.
So wird aus jedem Anruf eine klare Aufgabe.
Der Agent bleibt in einer begrenzten Rolle: aufnehmen, nachfragen, strukturieren und sauber an Menschen übergeben.
Anliegen qualifizieren
Dringlichkeit, Kundendaten, Thema und fehlende Angaben werden geklärt.
Übergabe vorbereiten
Zusammenfassung, nächster Schritt und Rückrufwunsch werden dokumentiert.
In Ihre IT übergeben
CRM, Microsoft 365, Google Workspace oder interne Aufgaben erhalten den passenden nächsten Schritt.
Entlastung für Empfang, Support und Service.
Wiederkehrende Anrufe werden nicht nur beantwortet, sondern in bearbeitbare Informationen übersetzt.
Anliegen
Status
Übergabe
Statusfragen
Qualifiziert
CRM
Terminwünsche
Vorbereitet
Kalender
Rückrufe
Zeitfenster
Microsoft 365
IT-Support
Eskalation
Helpdesk / CRM
Strukturierte Zusammenfassung
Anliegen, Kontaktdaten, Tonalität und nächster Schritt sind für CRM, Tabellen oder Tickets vorbereitet.
Klare Eskalation
Komplexe Fälle und Entscheidungen bleiben bewusst beim zuständigen Team.
Kontrolliertes Wissen
Antworten basieren auf abgestimmten Informationen, nicht auf freier Improvisation.
Betreuter Betrieb
VG Systems begleitet Tests, Anpassungen, Monitoring und Weiterentwicklung.
Tanja übergibt Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.
Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.
Übergabe vorbereitet
nach Freigabe
Anrufdaten
Sabine Meyer, Rückruf morgen 10:00 Uhr, Thema MS 365 Umstellung
Wichtig:
Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.
1
Erfassen
Anliegen, Kontaktdaten und Terminwunsch werden abgefragt.
2
Strukturieren
Aus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.
3
Übergeben
CRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.
KI-Einführung mit Systemhaus-Blick.
Vor dem Livebetrieb werden Datenflüsse, Rollen, Grenzen und Verantwortlichkeiten geklärt. Das macht den Agenten kontrollierbar.
Anrufdaten
Nur zweckbezogen erfassen
Kontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch
Wissen
Freigegebene Antworten nutzen
Öffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen
Speicherung
Aufbewahrung vorab festlegen
Transkripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung
Menschen
Entscheidungen eskalieren
Fachliche Prüfung bleibt beim Team
Transparente Verarbeitung
Anrufer werden darüber informiert, dass sie mit einem KI-Telefonassistenten sprechen. Verarbeitet werden nur Daten, die für den vereinbarten Gesprächszweck erforderlich sind.
- Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
- Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
- Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.
Regionaler Ansprechpartner statt anonymer KI-Baukasten.
VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Der KI-Telefonmitarbeiter erweitert diese Betreuung um eine Automatisierung, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen soll.
Persönliche Beratung
Direkter Ansprechpartner
IT-Sicherheit im Blick
Häufige Fragen
Nein. Er entlastet bei wiederkehrenden Anrufen, sammelt Informationen und übergibt strukturierte Fälle an Menschen.
Ja, Integrationen können eingeplant werden. Welche Systeme sinnvoll angebunden werden, klären wir im Erstgespräch.
Datenflüsse, Zwecke, Aufbewahrung und Eskalationen werden vor dem Einsatz dokumentiert und auf Ihren Prozess begrenzt.
Nach Prozessklärung und Datenfreigabe kann ein kontrollierter Testbetrieb meist schlank vorbereitet werden.
CRM-Systeme, Microsoft 365 und Google Workspace können je nach Prozess und Freigaben angebunden oder für strukturierte Übergaben vorbereitet werden.
Ja. Für einen schlanken Start können Anrufdaten strukturiert für Tabellen in Microsoft 365 oder Google Workspace vorbereitet werden.
Prüfen wir gemeinsam, welche Anrufe automatisiert werden sollten.
Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.
Betreute Einführung
Kontakt über VG Systems Service